会议管理系统操作手册
荣科科技股份有限公司
2023年11月
目 录
一、系统介绍
会议管理系统是一个智能化、数字化的会议室预订系统，支持在线预订、审批管理、智能通知等功能，能够提高会议室预订和管理效率，减少中间差错，提高会议室资源利用率，降低运营成本。同时，系统还提供各种数据统计，帮助管理员进行精细化管理。该软件包括了会议预定、会议审批、会议日历、会议室管理等功 能。
二、功能介绍
（一）登录
在浏览器中打开网址http://gl.bringspring.com/jsbos-logistics-web/#/home，进入系统登录界面，输入账户、密码，输入完成以后，点击登录选项，完成登录的操作或使用企业微信扫描二维码登录。如图 1所示。
图 1 登录界面
（二）主界面
登录完成以后，进入到主界面中，该界面中有一个导航栏，该导航栏中显示了一些导航选项。
导航选项包括了会议预定、会议审批、会议日历、我创建的、我参加的和会议室管理等信息。如图 2所示。
图 2 主界面
（三）会议管理系统
- 会议预定
查看会议室的基本信息，根据需要，预定普通会议或周期会议。会议预定界面如图 3所示。
图 3 会议预定
（1 ）列表显示信息
根据会议室分类，列表区域显示序号、会议主题、主持人、主办部门、会议室名称、会议方式、开始时间、结束时间和状态。如图 3所示。
（2）新建普通会议
对于只进行一次的普通会议，点击新建会议，通过填写会议主题、会议内容和联系方式，选择会议类型、主持人、主办部门、联系人、会议室名称、参会人员、会议纪要员、日期范围、资源准备和提醒时间，上传相关附件，完成创建普通会议，点击暂存，存为草稿状态；点击保存，发出会议申请。
在会议进行前根据设置的提醒时间，提醒参会人员参与会议，可多次提醒；在会议结束后，提醒会议纪要员上传会议纪要。如图 4所示。
图 4 新建普通会议
（3）新建周期会议
对于需要周期性进行的会议，点击周期会议，通过填写会议主题、会议内容和联系方式，选择会议类型、主持人、主办部门、联系人、会议室名称、参会人员、会议纪要员、日期范围、资源准备、重复模式、时间范围和提醒时间，上传相关附件，完成创建周期会议，点击暂存，存为草稿状态；点击保存，发出会议申请。
在会议前，根据设置的提醒时间，提醒参会人员参与会议，可多次提醒；在会议结束后，提醒会议纪要员上传会议纪要。
重复模式可选择月例会、周例会和日例会，选择月例会，选择具体几号进行会议；选择周例会，选择每周几进行例会；选择日例会，输入间隔天数，天数在整数5以内；在所选时间范围内根据重复模式，开展会议。如图 5所示。
图 5 新建周期会议
（4）查询特定会议
可以根据会议主题、会议方式、会议状态、会议类型和时间范围，查询符合条件的会议。
（5）查看会议详情
点击会议主题或详情，可以查看会议的详细信息。如图 6所示。
图 6 查看会议详情
- 会议审批
根据实际请客，对申请的会议进行审批，确认通过或不通过，会议审批界面如图 7所示。
图 7 会议审批
（1）列表显示信息
按照会议室分类，列表区域显示序号、会议主题、主持人、主办部门、会议室名称、会议方式、开始时间、结束时间和状态。如图 7所示。
（6）审批会议申请
根据实际情况审批会议，点击审批，选择通过或驳回会议申请，并可填写驳回原因，如图 8所示。
图 8 会议审批
（7）查询特定会议
可以根据会议主题、会议方式、会议类型和时间范围，查询符合条件的会议。
（8）查看会议详情
点击会议主题或详情按钮，可以查看会议的详细信息。
- 会议日历
用于查看所有会议，防止会议冲突，并可进行会议申请，会议日历界面如图 9所示。
图 9 会议日历
（1）页面显示信息
页面支持按月、周、日不同时间段查看会议日历，会议日历显示所有的待审核、已通过和已结束会议，包括会议时间、会议地点和会议标题，如图 10所示。
图 10 会议日历
（9）查询特定日历
可根据会议室名称、会议状态和会议时间查询符合条件的会议。
（10）新建普通会议
在会议日历上，点击未来的某个时间段，可以创建普通会议，通过填写会议主题、会议内容和联系方式，选择会议类型、主持人、主办部门、联系人、会议室名称、参会人员、会议纪要员、资源准备、时间范围和提醒时间，上传相关附件，完成创建普通会议，点击暂存，存为草稿状态；点击提交，发出申请。
在会议进行前根据设置的提醒时间，提醒参会人员参与会议，可多次提醒；在会议结束后后，提醒会议纪要员上传会议纪要；如图 11所示。
图 11 新建会议
（11）查看会议详情
在会议日历上，点击某个会议，可以查看该会议的详细信息。
- 我的创建
用于显示我创建的所有会议，并可查看详细信息，我创建的界面如图 12所示。
图 12 我创建的
（1）列表显示信息
列表区域显示我创建的所有会议的基本信息，包括序号、会议主题、主持人、主办部 门、会议室名称、会议方式、开始时间、结束时间和状态。如图 12所示。
（12）查询特定会议
可以根据会议主题、会议方式、会议类型和时间范围，查询符合条件的会议。
（13）查看会议详情
点击会议主题或详情按钮，查看会议的详细信息，如图 13所示。
图 13 查看会议详情
- 我的参加
显示我参加的所有会议，并可在会议结束后上传会议纪要，如图 14所示。
图 14 我参加的
（1）列表显示信息
根据会议室分类，列表区域显示我参加的所有会议的基本信息，包括序号、会议主题、主持人、主办部门、会议室名称、会议方式、开始时间、结束时间和状态。
（2）上传会议纪要
被指定为会议纪要员的用户，需要在会议结束后上传会议纪要，通过点击上传，选择文件之后点击提交，完成上传，如图 15所示。
图 15 上传会议纪要
（14）查询特定会议
可以根据会议主题、会议方式、会议类型和时间范围，查询符合条件的会议。
（15）查看会议详情
点击会议主题或详情按钮，可以查看会议的详细信息。
- 会议室管理
管理和维护会议室的基本信息，会议室管理界面如图 16所示。
图 16 会议室管理
（1）列表显示信息
列表显示所有会议室的基本信息，包括序号、会议室名称、负责人、可容纳人数和会议室状态，如图 16所示。
（3）新增会议室信息
点击新增，可以新增会议室信息，通过填写会议室名称、可容纳人数和描述，选择负责人、设备和会议室状态，完成新增，如图 17所示。
图 17 新增会议室
（4）修改会议室信息
点击编辑，可以修改会议室的详细信息，包括会议室名称、可容纳人数、描述、负责人、设备和会议室状态。
（5）删除会议室信息
点击删除，可以删除选中的会议室信息。
（6）查看会议室详情
点击详情，可以查看会议室的详细信息，如图 18所示。
图 18 查看详情
（7）查询特定会议室
根据会议室名称、负责人和会议室状态，查询符合条件的会议室。